Obowiązek informacyjny wobec nadawców korespondencji

Kto jest Administratorem danych osobowych?

Administratorem przetwarzanych danych osobowych Nadawców korespondencji elektronicznej niezwiązanej lub związanej ze świadczonymi usługami lub zawartymi umowami jest Clima Polska Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie (02-777) przy al. Komisji Edukacji Narodowej 90, lok U-7. Z administratorem można skontaktować drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: info@clima.com.pl lub formą tradycyjną wysyłając korespondencję na adres Clima Polska Sp. z o. o. al. Komisji Edukacji Narodowej 90, lok U-7 02-777 Warszawa
z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Czy został powołany Inspektor Ochrony Danych?

Ochrona przetwarzanych danych osobowych jest dla Nas niezwykle ważna. Dlatego wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych Pana Ryszarda Chmurskiego, z którym mają Państwo prawo się skontaktować w temacie ochrony danych osobowych e-mailowo: ochronadanych@clima.com.pl lub formą tradycyjną wysyłając korespondencję na adres
Clima Polska Sp. z o. o. al. Komisji Edukacji Narodowej 90, lok U-7 02-777 Warszawa
z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych?

Dane osobowe przetwarzane są w związku z prowadzoną korespondencją oraz z potrzebą
zachowania niezbędnych informacji w związku z obroną przed lub dochodzeniem roszczeń wynikających z korespondencji (prawnie usprawiedliwiony interes Administratora).

Dane osobowe przetwarzamy w celach:

• udzielenia odpowiedzi na przesłaną korespondencję związaną z realizacją umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b), lub w sytuacji niezwiązanej z realizacją umowy
  art. 6 ust. 1 lit. a) i f) „Rozporządzenia”;
• ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) „Rozporządzenia”.

Przetwarzanie danych oparte jest na:

• wyrażonej zgodzie, art. 6 ust. 1 lit. a) „Rozporządzenia”;
• umowie, art. 6 ust. 1 lit. b) „Rozporządzenia”;
• prawnie uzasadnionym interesie realizowanym przez Administratora, zgodnie
  z art. 6 ust. 1 lit. f) „Rozporządzenia”.

Dobrowolność czy obowiązek podania danych osobowych?

W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych oparte jest na podstawie udzielonej zgody
w określonym celu, to podanie danych jest dobrowolne tak samo jak wyrażenie zgody. Należy również pamiętać, że Mają Państwo w każdym momencie prawo do cofnięcia udzielony zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, dokonanego na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.

W sytuacji, gdy przetwarzanie oparte jest na podstawie zawartej umowy, to podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji umowy. Niepodanie danych osobowych może skutkować np. nieudzieleniem odpowiedzi na zadane pytanie.

Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Przykładowe okresy, przez jakie dane osobowe mogą być przechowywane:

• dane korespondencyjne (niezwiązane z umową) – do 12 miesięcy od udzielenia odpowiedzi;
• dane korespondencyjne (związane z umową) – do 24 miesięcy od zakończenia umowy.

Czy i komu udostępniamy dane osobowe?

Dane osobowe mogą zostać udostępnione wyłącznie w sytuacji, gdy:

• odbiorcami są inne podmioty wykonujące usługi na rzecz Clima Polska Sp. z o.o. wyłącznie w zakresie świadczonej usługi zgodnie z zawartą umową,
• odbiorcami są inne podmioty w zakresie:

• dążenia do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych,
• wykrywania oszustw i zapobiegania im, a także rozwiązywania innych problemów dotyczących oszustw, bezpieczeństwa i kwestii technicznych,
• ochrony praw własności lub bezpieczeństwa Administratora danych osobowych oraz pozostałych osób w sposób wymagany bądź dozwolony przez przepisy prawa.

Danych osobowych nie zamierzamy przekazywać do tzw. państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię). Jeśli jednak pojawi się taka potrzeba, możemy to zrobić, zapewniając odpowiedni poziom ochrony i stosując odpowiednie przepisy prawne.

Czy Masz prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych?

Tak, każda osoba, której dane osobowe Administrator przetwarza ma prawo do:

• prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie przekażemy informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach
  i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane i planowanym terminie usunięcia danych;
• prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie przekażemy kopię przetwarzanych danych dotyczących Twojej osoby;
• prawo do sprostowania – na tej podstawie masz prawo żądać sprostowania przetwarzanych danych;
• prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
• prawo do ograniczenia przetwarzania – na tej podstawie można żądać zaprzestania wykonywania operacji na danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które została wyrażona zgoda – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
• prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane wyłącznie w celu realizacji umowy lub na podstawie wyrażonej zgody
  w sposób zautomatyzowany – można żądać wydania danych osobowych zapisanych
  w formacie pozwalającym na ich odczyt maszynowy. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi – jednak pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak również tego innego podmiotu;
• prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – na tej podstawie
  w każdym momencie można sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych, które odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych albo prowadzenia marketingu własnych produktów lub usług), sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
• prawo wycofania zgody – na tej podstawie wyłącznie, gdy dane osobowe przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, można wycofać wyrażoną zgodę w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody;
• prawo do skargi – na tej podstawie w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy „Rozporządzenia” lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jak mogę zrealizować określone prawa?

Swoje prawo możesz wnieść do Administratora w dowolnym momencie. W tym celu należy zapoznać się z informacją dostępną przeczytaj tutaj, na stronie www.climapolska.com.pl gdzie znajdują się wszystkie niezbędne informacje dotyczące trybu postępowania.

Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na www.uodo.gov.pl.

 Czy dane podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu?

Nie, obecnie nie przetwarzamy danych w sposób zautomatyzowany, a dane osobowe nie podlegają profilowaniu, które wywołuje skutki prawne lub znacząco wpływa na Panią/Pana.

Jakie dane osobowe możemy przetwarzać?

Zbieramy i przetwarzamy następujący zakres danych:

• dane osobowe (np. imię i nazwisko);
• dane kontaktowe (np. adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail);
• dane wizerunkowe (np. zdjęcie);
• dane komunikacyjne (np. dane wynikające z prowadzonej korespondencji);
• dane zawodowe (np. Nazwa podmiotu, adres, stanowisko).

Skąd pozyskujemy dane osobowe?

Dane osobowe pozyskujemy głównie od osoby, której dane dotyczą (oznacza to, że od Ciebie).